Kancelaria prawna to najbardziej wymagający klient hostingu. Na serwerze trafiają akta spraw, korespondencja z klientami, dane szczególnych kategorii i informacje o wyrokach — wszystko objęte tajemnicą zawodową. Zwykły regulamin hostingu „dla wszystkich” tu nie wystarcza. Opisujemy, jak przebudowaliśmy usługę e-a-s-y, żeby pełnomocnik mógł ją wybrać z czystym sumieniem.

Wyzwanie

Adwokat i radca prawny odpowiadają za tajemnicę zawodową także wtedy, gdy dane przechowuje zewnętrzny dostawca. Wybierając hosting, kancelaria musi umieć odpowiedzieć na kilka pytań:

  • Gdzie fizycznie leżą dane i czy nie wyjeżdżają poza Europejski Obszar Gospodarczy?
  • Czy dostawca ma wgląd w treść plików, baz danych i skrzynek pocztowych?
  • Czy jest umowa powierzenia spełniająca art. 28 RODO — także dla danych szczególnych?
  • Co się dzieje przy incydencie — czy kancelaria zdąży zgłosić naruszenie do UODO w 72 godziny?
  • Jak dostawca reaguje na żądania organów dotyczące danych objętych tajemnicą?

Audyt: czego wymaga kancelaria

Zaczęliśmy od audytu naszej strony, regulaminu i polityki prywatności. Porównaliśmy je z ofertą dużych polskich firm hostingowych i z wymaganiami prawnymi: art. 28 i 32–34 RODO, przepisami o tajemnicy adwokackiej i radcowskiej, wytycznymi CCBE dotyczącymi usług chmurowych (2012) oraz stanowiskiem KIRP.

Wniosek był prosty: technicznie hosting był gotowy, ale dokumenty nie mówiły tego, czego potrzebuje pełnomocnik. Brakowało umowy powierzenia, zapisów o tajemnicy i jasnej informacji, gdzie są dane i kto ma do nich dostęp.

1. Umowa powierzenia w cenie

Przygotowaliśmy pełną umowę powierzenia przetwarzania danych z obowiązkami z art. 28 ust. 3 lit. a–h RODO. Obejmuje dane zwykłe, dane szczególnych kategorii i dane o wyrokach z akt spraw.

  • Zawierana jednym kliknięciem w koszyku, w cenie każdego planu
  • Prawo kancelarii do audytu
  • Procedura zwrotu i usunięcia danych po zakończeniu umowy

2. Tajemnica zawodowa w umowie

Tajemnicę zapisaliśmy wprost w regulaminie i w umowie powierzenia, a nie tylko w materiałach marketingowych:

  • Personel nie przegląda treści plików, baz danych i skrzynek
  • Dostęp serwisowy tylko w niezbędnym zakresie i z odnotowaniem w logach
  • Zakaz wykorzystywania danych do własnych celów dostawcy
  • Przy żądaniu organu informujemy kancelarię i nie ujawniamy tajemnicy ponad podstawę prawną
  • Filtrowanie spamu w pełni automatyczne — bez czytania poczty, bez reklam

"Dla kancelarii liczy się nie deklaracja na stronie, tylko zapis w umowie, na który można się powołać."

3. Dane w Polsce, kopie w UE

Serwery stoją w Krakowie, a dane hostingowe i pocztowe nie opuszczają Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jurysdykcja: prawo polskie. Codzienną kopię zapasową uzupełnia szyfrowana druga kopia w centrum danych w UE (Hetzner), z retencją 30 dni.

Jedyny wyjątek, który opisujemy otwarcie: rejestracja domen globalnych (np. .com) wymaga przekazania danych do rejestru WHOIS/ICANN.

4. Incydenty w 24 godziny

RODO daje administratorowi 72 godziny na zgłoszenie naruszenia do UODO. Żeby kancelaria zdążyła, zobowiązaliśmy się zawiadomić ją o incydencie w ciągu 24 godzin — e-mailem i w Panelu Klienta — oraz pomóc w zgłoszeniu.

5. Jawni podprocesorzy

Publikujemy pełną listę podmiotów, które przetwarzają dane w naszym imieniu: Stripe (płatności), rejestrator domen, Hetzner (kopie zapasowe) i biuro rachunkowe. O każdej zmianie informujemy 14 dni wcześniej, a kancelaria może się sprzeciwić.

Efekt

Dla kogo to rozwiązanie?

Dla kancelarii adwokackich i radcowskich, notariuszy, doradców podatkowych i wszystkich firm, które przechowują dane objęte tajemnicą zawodową albo dane szczególnych kategorii. Pomagamy też przenieść strony, akta i pocztę od obecnego dostawcy.

Podsumowanie

Hosting dla kancelarii to nie tylko szybki serwer. To umowa powierzenia, tajemnica zapisana w regulaminie, dane w Polsce, incydenty zgłaszane w 24 godziny i jawni podprocesorzy. Zobacz ofertę dla kancelarii albo napisz na kontakt@e-a-s-y.com — pomożemy z migracją.