Co dostajesz gotowe?
Nic nie instalujesz i nie konfigurujesz. Po naszej stronie jest już: strona apartamentu z widżetem rezerwacji, płatności online (BLIK, karta, Apple Pay, Google Pay, Przelewy24), automatyczne blokowanie zajętych terminów oraz synchronizacja z Booking.com i Airbnb przez kalendarz iCal.
Twoja codzienna praca to sprawdzić, czy przyszła nowa rezerwacja i pilnować terminów. Reszta dzieje się sama. Zrzuty w tym tutorialu pochodzą z Twojej strony po testach — u Ciebie ekran wygląda dokładnie tak samo. Każdy zrzut można powiększyć.
1. Jak działa rezerwacja
Cała rezerwacja dzieje się na Twojej stronie i trwa kilka minut. Gość sam wybiera termin i płaci — Ty nie musisz nic robić. Gdy płatność się powiedzie, termin automatycznie znika z kalendarza, a rezerwacja pojawia się w panelu strony oraz w Booking i Airbnb.
Najważniejsze: rezerwacje bezpośrednio ze strony są dla Ciebie lepsze, bo nie płacisz od nich prowizji Booking.com. Dlatego w pierwszej kolejności pokazujemy gościom stronę.
2. Ścieżka gościa krok po kroku
Krok 1 — wybór terminu. Gość otwiera stronę główną i przy napisie „Baltic Sands" wybiera datę zameldowania, wymeldowania i liczbę gości. Klika Sprawdź dostępność.
Krok 2 — wynik wyszukania. Strona pokazuje wybrane daty i liczbę gości na górze panelu. Jeśli termin jest wolny, pojawia się apartament do rezerwacji.
Krok 3 — pokój i cena. Gość widzi kartę apartamentu: opis, udogodnienia i cenę „Od 299 zł za noc". Przycisk Zarezerwuj teraz dodaje termin do koszyka.
Krok 4 — koszyk. W koszyku widać termin, liczbę osób i kwotę. Gość może dodać kod rabatowy lub usunąć pozycję.
Krok 5 — kasa i płatność. Gość wpisuje dane kontaktowe i płaci wygodną metodą: BLIK, kartą, Apple Pay, Google Pay albo Przelewy24. Po opłaceniu dostaje potwierdzenie mailem, a termin jest zajęty.
3. Gdzie sprawdzać rezerwacje
Wszystkie rezerwacje ze strony widzisz w panelu WordPress. Wejdź na balticsandsapartment.pl/wp-admin, zaloguj się i w lewym menu wybierz WooCommerce → Zamówienia. Każda rezerwacja to jedno zamówienie.
Status mówi wszystko: W trakcie realizacji = zapłacone, termin zajęty. Anulowane = termin zwolniony. Obok widać imię i nazwisko lub „Test Rezerwacja", datę, kwotę i źródło („Bezpośrednie" = ze strony).
Kliknij numer zamówienia, żeby zobaczyć szczegóły: dane gościa, termin, sposób i status płatności oraz produkt (apartament).
Na górnym pasku, po zalogowaniu, zobaczysz też skróty „Zamówienia" i powiadomienia o nowych rezerwacjach.
4. Skąd przychodzą rezerwacje
Rezerwacje spływają dwoma kanałami: bezpośrednio ze strony (bez prowizji) oraz z Booking.com i Airbnb. Wszystkie lądują w jednym kalendarzu podpiętym do apartamentu, więc terminy się nie nakładają.
Booking.com: w extranecie (panel Booking.com) na stronie Calendar & pricing → Sync calendars widać połączenia: Twoja strona oraz Airbnb. Status OK przy „balticsandsapartment.pl WP Baltic Sands" oznacza, że Booking poprawnie pobiera i wysyła terminy.
Airbnb: w panelu gospodarza zakładka Rezerwacje pokazuje rezerwacje z Airbnb (data, gość, kod potwierdzenia, kwota). Do kalendarza strony trafiają automatycznie.
5. Synchronizacja Booking i Airbnb
Synchronizacja działa przez kalendarz iCal i jest dwukierunkowa: rezerwacja ze strony blokuje termin w Booking i Airbnb, a rezerwacja z Booking lub Airbnb blokuje termin na stronie. Znajdziesz ją w panelu w menu Pokoje → iCal Sync.
Sync Calendars to trzy rzeczy naraz: import z Airbnb, import z Booking i Export Calendar (kanał, który karmi Booking i Airbnb Twoimi terminami). Przy każdej pozycji widzisz „Last synced" — kiedy ostatnio wymieniono dane. Nie klikaj tam nic „na próbę".
Zakładka Imported Bookings pokazuje rezerwacje, które przyszły z zewnątrz (z Booking i Airbnb). Widać datę pobrania i źródło.
Ważne o czasie: Booking i Airbnb odświeżają kalendarz cyklicznie (Booking co kilka godzin, Airbnb mniej więcej co godzinę). Rezerwacja ze strony może więc pojawić się w OTA z opóźnieniem — to normalne. W razie pilnej potrzeby w extranecie kliknij ręcznie „Sync now" / „Odśwież".
6. Co robić, gdy…
…ktoś chce anulować rezerwację. Nie usuwaj jej „na sztywno". Napisz do nas przez Pomoc — anulowanie zwalnia termin i pojawia się poprawnie także w Booking i Airbnb. Samodzielnie można zmienić status zamówienia na „Anulowane" w panelu, ale lepiej dać nam znać, żeby sprawdzić zwolnienie terminu.
…chcesz zablokować termin ręcznie (np. pobyt własny, remont). Zgłoś nam zakres dat — dodamy blokadę, która rozpropaguje się też do Booking i Airbnb.
…termin wydaje się zajęty, a nie powinien. Sprawdź w Booking → Sync calendars, czy status połączenia to OK, oraz w panelu w Pokoje → iCal Sync, kiedy była ostatnia synchronizacja. Kiedy odświeżenie nie pomaga — napisz do nas.
…gość pisze, że nie widzi potwierdzenia. Maile z potwierdzeniem wychodzą automatycznie po opłaceniu. Poproś o sprawdzenie folderu SPAM; jeśli tam nie ma — zgłoś nam numer zamówienia.
7. Czego nie ruszać
Tymi miejscami opiekujemy się my. Zmiana „na próbę" może zatrzymać rezerwacje lub rozjechać kalendarze. Nie zmieniaj: konfiguracji iCal i połączeń w Booking (Sync calendars), ustawień płatności (Stripe/Płatności), aktualizacji wtyczek, ustawień cen i produktów bez konsultacji, połączeń Airbnb. Zmiany w tych miejscach rób na zgłoszenie — wtedy nic się nie zepsuje, a my wiemy, co się stało.
8. Częste pytania
Czy nowa rezerwacja od razu blokuje termin w Booking i Airbnb? Tak, ale z opóźnieniem pobrania kalendarza (Booking co kilka godzin, Airbnb ~co godzinę). W kalendarzu strony termin jest zajęty natychmiast.
Czy ja muszę potwierdzać rezerwacje? Nie. Po opłaceniu rezerwacja jest potwierdzona automatycznie, a gość dostaje maila.
Skąd wiem, że płatność doszła? Status zamówienia „W trakcie realizacji" (albo „Zrealizowane") oznacza opłaconą rezerwację. Szczegóły zamówienia pokazują metodę i datę płatności.
Prowizja od rezerwacji ze strony? Booking.com nie bierze prowizji od rezerwacji zrobionych bezpośrednio na Twojej stronie — to główny powód, dla którego warto kierować gości na stronę.
Coś wygląda inaczej niż na zrzutach? Zrzuty są z Twojej strony po testach — powinny wyglądać tak samo. Jeśli nie, napisz przez Pomoc.