System zarządzania firmą sprzątającą — jeden panel sterowania dla wszystkich operacji: pracownicy, klucze, rekrutacja, social media, telefon AI.
Kontekst
Das Putz-Duo: 600+ stałych klientów, ~65 pracowników, biuro w Mainz. Te same dane przepisywane ręcznie w 7 różnych miejscach. Czas biura tracony na operacje, które system powinien robić automatycznie.
System kadrowy, LexWare, Outlook, Excel, portale ogłoszeniowe, sklep, WhatsApp — każde wpisywanie od nowa, każde pole do synchronizacji ręcznie.
Brak systemu śledzenia który klucz jest u której sprzątaczki, do którego klienta. Utrata klucza = chaos i ryzyko odpowiedzialności prawnej.
Jedno ogłoszenie = 18 ręcznych publikacji. Każda zmiana = 18 edycji. Zmiany dostępności w każdym portalu osobno.
Zmiany terminów, pytania o cennik, dojazdy — wszystko musi przejść przez biuro. Po godzinach — brak obsługi, utrata klientów.
Zakres wdrożenia
Każdy moduł działa samodzielnie i integruje się z pozostałymi. Wdrożenie etapowe — pierwsze efekty już po 8 tygodniach.
Moduł 03 — szczegóły
Każdy portal ma inną metodę integracji. Portale z API = niezawodne. Automatyzacja przeglądarki = działa, ale wymaga aktywnego monitoringu i konserwacji po zmianach layoutu portalu.
| Portal | Metoda integracji | Uwagi |
|---|---|---|
| indeed.de | ✓ API natywne | Employer API, darmowe |
| olx.pl | ✓ API natywne | Partner API — wymaga aktualizacji NIP w koncie |
| jooble.org | ✓ API natywne | Publisher API; konto ma 50% rabat |
| kleinanzeigen.de | ⚠ Automatyzacja | Wymaga monitoringu przy zmianach UI portalu |
| pracodajnia.pl | ⚠ Automatyzacja | PIN przez email po każdym logowaniu — ograniczone |
| markt.de | ⚠ Automatyzacja | — |
| praca-niemcy24.pl | ⚠ Automatyzacja | — |
| praca-za-granica.pl | ⚠ Automatyzacja | — |
| mypolacy.de | ⚠ Automatyzacja | Konto wymaga opłaty za ogłoszenia |
| lento.pl | ⚠ Automatyzacja | — |
| tablica.de | ⚠ Automatyzacja | Nowe konto do założenia przez klientkę |
| europa.jobs | ⚠ Automatyzacja | — |
| polen24.info | ⚠ Automatyzacja | — |
| praca.dojczland.info | ⚠ Automatyzacja | Nowe konto |
| pajeczyna.pl | ⚠ Automatyzacja | Nowe konto |
| epracazagranica.pl | ⚠ Automatyzacja | Nowe konto |
| Politechnika Lubelska | Ręcznie | Brak konta; jednorazowe ogłoszenie poza systemem |
Podsumowanie finansowe
Widełki wynikają z pytań otwartych (sekcja poniżej). Po ich wyjaśnieniu wycena staje się stała.
| Moduł | Jednorazowo | Miesięcznie |
|---|---|---|
| 01 · Dashboard + integracja kadrowa | 14 000 – 18 000 PLN | 400 – 600 PLN |
| 02 · Panel social media | 6 000 – 8 000 PLN | 400 – 600 PLN |
| 03 · Automatyzacja 18 portali | 12 000 – 16 000 PLN | 300 – 500 PLN |
| 04 · Asystent telefoniczny AI | 3 000 – 5 000 PLN | 1 200 – 2 500 PLN |
| 05 · Zarządzanie kluczami NFC | 12 000 – 16 000 PLN + ~1 800 PLN hardware | 200 – 300 PLN |
| Wsparcie powdrożeniowe (opcjonalnie: Basic / Standard) | — (w cenie: 5h + szkolenie nagrane 2h) | 800 – 1 500 PLN |
| RAZEM bez SLA | 47 000 – 63 000 PLN + ~1 800 PLN hardware | 2 500 – 4 500 PLN/mies |
| Składnik miesięczny | Za co klient płaci |
|---|---|
| 01 · Dashboard + kadry | Platforma integracyjna, webhooki, utrzymanie połączeń z systemem kadrowym i Outlook. |
| 02 · Social media | Plan publikacji dla 5 profili, limit 120 publikacji/mies i utrzymanie połączeń API social media. |
| 03 · 18 portali | Runtime orkiestratora, monitoring, alerty i bieżąca obserwacja, czy publikacje dalej przechodzą. |
| 04 · Asystent AI | Minuty telefoniczne, modele voice/AI, transkrypcje, nagrania i routing połączeń. |
| 05 · NFC | Hosting aplikacji, backup offsite i monitoring serwera z danymi kluczy. |
| Pakiet wsparcia (opcjonalnie) | Czas netfly: konsultacje, drobne zmiany, SLA i naprawy po zmianach UI portali. To nie dubluje kosztów operacyjnych modułów. |
Harmonogram
Moduły wdrażane równolegle. Etap 1 (dashboard + klucze) gotowy do odbioru i użycia po 8 tygodniach od startu.
Audyt istniejących systemów, ustawienia środowiska, API dostępy, zamówienie tagów NFC
Panel zarządzania pracownikami, grafiki, zlecenia, synchronizacja z systemem kadrowym i Outlook
Backend NFC + PWA mobilna dla sprzątaczek + panel biura + audit trail
Kamień milowy — Etap 1 gotowy do odbioru (T8)Integracja kont PutzDuo + Kufensterberg, planowanie publikacji, biblioteka materiałów
API natywne (3 portale) + automatyzacja przeglądarki (14 portale) + formularz rekrutacyjny + auto-email
Konfiguracja, scenariusze w języku niemieckim, integracja z systemem kadrowym, testy odbiorów
Testy odbiorcze, poprawki, wdrożenie produkcyjne, sesja szkoleniowa biura (~3h, nagrywana)
Pełne wdrożenie — T16Wsparcie po wdrożeniu
Każdy projekt zawiera 5 godzin wsparcia powdrożeniowego, sesję szkoleniową i dokumentację techniczną — bez dodatkowych kosztów.
Konsultacje, drobne poprawki, pytania biura — aktywne przez pierwsze 3 miesiące po go-live. Bez dodatkowych faktur.
~3h dla biura. Jak obsługiwać każdy moduł. Sesja nagrywana — klientka ma nagranie do onboardingu nowych pracowników bez angażowania netfly.
Opis systemu, dostępy, schemat integracji. Klientka nie jest uzależniona od nas — może przekazać system innemu wykonawcy jeśli zajdzie potrzeba.
Po pierwszych 3 miesiącach — opcjonalny pakiet ciągłego wsparcia. Nie dubluje opłat modułowych: moduły pokrywają infrastrukturę i usage, a pakiet pokrywa czas netfly, SLA i naprawy zmian.
Rzeczy często pomijane
Firmy IT często zapominają o tych kwestiach. Omawiamy je z wyprzedzeniem, żeby nie zaskakiwały później.
600 klientów, 65 pracowników, historia kluczy, nagrania rozmów — jeden błąd serwera bez backupu = utrata wszystkiego. Codzienny backup offsite uwzględniony w hostingu.
Kto dostaje alert gdy system padnie o 3 w nocy? Bez monitoringu — dowiesz się od klientek, że coś nie działa. Uptime monitoring uwzględniony w pakiecie wsparcia.
Odrzucone CV muszą być usunięte po 6 miesiącach (DE). Automatyczny job czyszczący wbudowany w moduł rekrutacyjny — bez działania ręcznego.
Nagrania = dane osobowe. Auto-usuwanie po 90 dniach + możliwość ręcznego zachowania konkretnej rozmowy (spór z klientem). W cenie modułu asystenta.
Nagrywana sesja szkoleniowa rozwiązuje ten problem: nowe osoby uczą się z nagrania bez angażowania netfly i bez dodatkowych kosztów szkoleniowych.
Przed finalną wyceną
Te informacje są konieczne do domknięcia widełek i podpisania umowy. Proszę o odpowiedź przed spotkaniem 2026-05-05.
Dostęp do pełnego API jest możliwy tylko na planie Expert. Jeśli klientka ma niższy plan, konieczny upgrade (~€8–15/użytkownik/mies) lub integracja przez Zapier (droższe w utrzymaniu i mniej niezawodne). Wpływa na wycenę miesięczną modułu 1.
Wpływa na koszt miesięczny subskrypcji platformy kadrowej przy ewentualnym upgrade planu. Ilu pracowników biura będzie aktywnie używać systemu (nie sprzątaczki — oni tylko PWA do kluczy)?
Główny numer +49 6131 586 869 5 — czy możliwe przekierowanie na numer VoIP? VoIP = tańsze minuty (~€0.01/min), przekierowanie SIM = droższe (~€0.05–0.15/min). Różnica w koszcie miesięcznym modułu 4 może wynieść 300–800 PLN/mies.
18 portali to pełny zakres. Opcja: zacząć od 6 kluczowych (Indeed, OLX, Lento, Kleinanzeigen, Praca-za-granica, Mypolacy) → obniżenie wyceny modułu 3 o ~3 000–5 000 PLN na start, resztę dobudować w Etapie 2.
Das Putz-Duo ma lokalny serwer. Rekomendujemy VPS w chmurze (~60–120 PLN/mies) zamiast lokalnego — lepsza dostępność, SLA dostawcy, backup offsite bez dodatkowych konfiguracji. Czy klientka akceptuje tę zmianę?
Po wyjaśnieniu 5 pytań domykamy wycenę i przechodzimy do umowy. Środki własne = brak formalności, możemy ruszyć natychmiast.